Mailarchivierung

Die E-Mail stellt für die meinsten Unternehmen nicht nur das wichtigste Kommunikationsmedium, sondern auch eine der wertvollsten Informationsressourcen dar. Per E-Mail übertragene Informationen werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben schlich im Postfach des Absenders oder Empfängers. Auf diese Weise entstehen über die Jahre Wissenssammlungen, die in ihrem Umfang und ihrer Qualität einmalig sind.

Nur sie Unternehmen, die in der Lage sind, dieses Wissen langfristig zu sichern und effizient zu nutzen, werden auf Dauer entscheidende Kosten- und Wettbewerbsvorteile erzielen können. Zudem kann nur so die Grundlage für die Erfüllung verschiedenster gesetzlicher Anforderungen geschaffen werden.

Wie funktioniert E-Mail Archivierung?

Ein E-Mail-Archiv ist ein hochspezialisiertes Speichersystem, das für die effiziente und sichere Verwaltung sehr großer und kontinuierlich steigender Datenvolumen konzioiert wurde. Mit Hilfe eines E-Mail-Archivs kann ein Unternehmen alle E-Mails so sichern, dass diese weder gelöscht noch manipuliert werden können. Zudem stellt das Archiv sicher, dass die E-Mails extrem schnell durchsucht und bestmöglich von den Anwendern genutzt werden kann.

Müssen E-Mails archiviert werden?

Ja. Gesetzliche Anforderungen (z.B. §147 AO oder §257 HGB) zwingen Unternehmen, jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt,abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar zehn Jahre aufbewahren. Dies ist aus technischer Sicht nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung möglich.

Wer trägt die Verantwortung für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen?

Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden

Leitfaden zur rechtsicheren E-Mail-Archivierung
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